避免政府查帳 平時多做準備
餐館或小商家等企業平常很少與政府單位打交道, 一遇到查帳就手忙腳亂, 會計師建議平時應多做準備, 瞭解報稅注意事項, 才能從容不迫應付變局。
會計師常接到餐館或小商家被國稅局(IRS)或勞工局 (Labor Department)等政府有關單位查帳時的委託案件, 很少與政府單位打交道的餐館東主, 一遇到查帳就手忙腳亂, 準備不週全, 更不知該如何應付。
特別將一些最常見的針對餐廳的稽查案件列出來供業主參考, 在平日報稅時多注意, 以減少日後被查稅的可能。
1. 查現金收入。
信用卡的收入資料在IRS已有紀錄, IRS對如餐廳類的小型企業的現金收入認定標準為總收入的40%, 如低於40%, 就有被查的可能。
但限於人力物力, IRS一般先安排主力追查現金收入低於10%的商家, 以後可能逐年增加其他抽查案件。IRS查稅時都會
先寄出通知, 一旦收到IRS通知, 第一關是提出收入證明, 如不能安全通過, IRS會通知當地的查帳部門進行全面的追查, 看是否有逃稅的問題, 一般至少查兩年。IRS查稅都是以書面通知, 沒有電話通知, 如收到以IRS為名的電話通知, 就很可能是詐欺。
2. 查銷售稅(sales tax)及使用稅(use tax)。餐廳在帳單上均加入了地方上的銷售稅, 但這些 收入的銷售稅是否繳交了？
現許多餐館已電腦化, 銷售數字較明確, 但也有不少家庭式小餐館仍用手寫帳單, 就必需注意保留紀錄, 以備查稅。提出的書面紀錄必需是每日所收到的銷售稅與所繳的銷售稅符合, 否則需補繳稅款並加上利息及罰款。通常查稅期為3年。
還有要注意的是, 餐館購買的商品如是餐館營業用, 例如食材等, 因給進餐者帳單時加了銷售稅, 可以不付使用稅, 如買的資產為自己用, 則必須證明在買的時候已付使用稅。
3. 僱主是否合法徵收員工薪資稅繳給政府。
多餐廳將全職員工都當合約員工方式處理, 只發1099稅表, 不發W-2薪資表, 以規避僱主應付的員工聯邦及州稅及社會福利稅。今年主流媒體即有報導, 一家中餐館因數十位企檯及廚房員工均當作合約員工, 只發1099稅表, 不給W-2稅表, 遭政府提訟, 擬追罰上百萬元罰款。
另外, 僱主如發薪水, 但未代扣應付給政府的稅款, 這也是今年查稅重點。如員工支薪2000元, 按規定應先扣下聯邦稅、州稅等繳交政府, 但有的僱主直接發2000元, 未扣稅。
4. 餐廳的公帳若與私人的錢不分明, IRS會認為是「逃稅」。
老闆少報收入, 現金不存入帳戶, 等到餐廳錢不夠周轉時, 又放錢進入公司, 當做自己給餐廳的借款, 有盈餘時又開支票給自己做還款, 這都是被視為逃稅行為。依據稅法, 老闆從公司提錢應列為股利收入, 如不能提出實質證明, 私人就要徵稅。如現金收入未存入公帳, 則是少報的收入, 也是逃稅。
5. 員工是否有給付最低工資或是加班費是否合乎規定。
員工的工作時間如果一周超出40小時, 須付加班費, 被抽查到的老闆必須提出書面證明, 證明工作時間或加班費的給付。
如有收小費的員工, 也需有紀錄來證明確實有付員工小費, 老闆最好有個發小費的報表, 收到的員工簽個字即可。勞工部通常在查帳時是採突擊的方式, 不會書面通知；僱主最好用打卡方式來記錄員工的上下班時間, 口說無憑。